7 czerwca br. odbyło się kolejne spotkanie koordynatorów ds. ochrony sygnalistów w urzędach marszałkowskich, które zorganizowało Biuro Związku Województw RP.

Tym razem prowadząca mec. Agnieszka Macura skupiła się na projektowanych regulacjach w zakresie treści procedur zgłoszeń wewnętrznych, zewnętrznych i ujawnień publicznych.

W zakresie procedur wewnętrznych ustawodawca wyeliminował możliwość ograniczenia kręgu osób uprawnionych do dokonywania zgłoszeń wewnętrznych tylko do pracowników podmiotu, co otwiera możliwość uzyskania ochrony np. stażystom czy samozatrudnionym. Ciekawym rozwiązaniem prawnym jest możliwość określenia systemu zachęt do korzystania z procedury wewnętrznej np. nagrody pracowniczej.

Obowiązkiem pracodawców posiadających kanał zgłoszeń wewnętrznych jest również prowadzenie rejestru zgłoszeń wewnętrznych. Dane w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych mają być przechowywane przez okres 12 miesięcy od zakończenia działań następczych.

Mec. Agnieszka Macura wskazywała również na możliwość zaangażowania podmiotów trzecich w procedurę przyjmowania zgłoszeń oraz udzielania im stosownych upoważnień, również w zakresie obowiązków związanych z ochroną danych osobowych.

Duży nacisk w projektowanej regulacji ustawodawca kładzie na zachowanie poufności zgłaszającego oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie.

W kwestii zgłoszeń zewnętrznych prowadząca skupiła się na obowiązkach prawnych związanych z ustanowieniem procedury zgłoszeń zewnętrznych, jej treści, prowadzenia rejestru zgłoszeń i jego odmiennościach w porównaniu do procedur wewnętrznych. Dodatkowe działania zobowiązane podmioty będą musiały podjąć w zakresie przeszkolenia pracowników, uelastycznienia kanałów przyjmowania zgłoszeń, właściwej komunikacji z potencjalnymi zgłaszającymi oraz obowiązku weryfikacji – co najmniej raz na trzy lata – czy przyjęte rozwiązania są efektywne.

Interesującą regulacją jest brak obowiązku podejmowania działań następczych w przypadku, gdy w zgłoszeniu zewnętrznym dotyczącym sprawy będącej już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia przez tego samego lub innego zgłaszającego nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszeń w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem zewnętrznym. Ma to chronić przed powtarzającymi się nieuzasadnionymi zgłoszeniami.

Prezentacja 7.06

Kolejne spotkanie odbędzie się 21 czerwca 2022 r. Uczestnicy będą mieli okazję poznać kolejne rozwiązanie informatyczne dedykowane dla urzędów oraz popracować zespołowo.

Między spotkaniami koordynatorzy mogą pozostawać w stałym kontakcie doradczym z prowadzącą.