Od 3 listopada br. obowiązuje zasada, że pracownicy administracji wykonują pracę w trybie zdalnym. Taki stan ma potrwać do 4 grudnia.

Wynika to z rozporządzenia z 2 listopada 2020 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie ustanowienia określonych ograniczeń, nakazów i zakazów w związku z wystąpieniem stanu epidemii (Dz.U. z 2020 r. poz. 1931)

https://dziennikustaw.gov.pl/D2020000193101.pdf

Zgodnie z nim „kierownik urzędu administracji publicznej, dyrektor generalny urzędu lub kierujący jednostką organizacyjną wykonującą zadania o charakterze publicznym może wyłączyć z zakresu pracy zdalnej pracowników realizujących zadania niezbędne do zapewnienia pomocy obywatelom lub inne zadania niezbędne ze względu na przepisy prawa lub potrzeby urzędu lub jednostki, jeżeli nie jest możliwe ich wykonywanie w ramach pracy zdalnej.”

Przemyślane działania

– Jestem przekonany, że urzędy marszałkowskie dołożyły wszelkich starań, aby wykorzystać czas i przygotować się do drugiej fali epidemii tak, żeby pracownicy w razie potrzeby mogli wykonywać swoje obowiązki zdalnie. Pandemia to dla nas wszystkich trudny okres. Myślimy zarówno o interesantach, których sprawy muszą być załatwiane bez opóźnień, ale i bezpiecznie, jak i o zdrowiu oraz komforcie urzędników, którzy się nimi zajmują. Dlatego zachęcamy mieszkańców i przedsiębiorców do załatwiania spraw w trybie online. Jednocześnie, jako urzędy marszałkowskie, zapewniamy płynność działań i umożliwiamy kontakt zdalny. – mówi Olgierd Geblewicz, prezes Zarządu Związku Województw RP, marszałek województwa zachodniopomorskiego.

Dobra praktyka

Olgierd Geblewicz tłumaczy też, jak kierowany przez niego Zachodniopomorski Urząd Marszałkowski przygotowywał się do pracy zdalnej.

– W pierwszej fazie lockdownu, czyli od połowy marca do końca maja pracowaliśmy zdalnie. Od czerwca do października poluzowane zostały rygory i co do zasady powróciliśmy do tradycyjnej formy świadczenia pracy. W przypadku osób, które ze względów osobistych (np. choroby) miałyby niewskazaną pracę stacjonarną w urzędzie stosowane były wyjątki. Od 2 października wdrożyliśmy pracę hybrydową. Z uwagi na wzrost liczby zachorowań, od 3 listopada w większej części Urząd znów pracuje zdalnie, przy czym w niezbędnym zakresie pełnione są dyżury stacjonarne. Polega to na tym, że sekretariaty wydziałów są zawsze obsadzone i zapewniona jest obecność osób decyzyjnych. Pracownicy poszczególnych wydziałów zostali wdrożeni w obowiązki swoich kolegów i mogą ich zastępować, są także upoważnieni do wykonywania niezbędnych czynności, będąc na miejscu w urzędzie. Oczywiście chodzi o takie sprawy, których nie można wykonać zdalnie. – wyjaśnia marszałek. Urząd zatrudnia ok. 800 osób.

Urząd Marszałkowski pomyślał także o wyposażeniu swoich pracowników w sprzęt komputerowy oraz w bezpieczne łącza internetowe. To pozwala na pracę poza biurem.

– Zarząd postanowił zaopatrzyć pracowników urzędów w laptopy. Aby było to racjonalne finansowo – bo zakup był duży – nabyliśmy dobrej jakości komputery poleasingowe. Sprzęt ma gwarancję i jest dobrej jakości – mówi Przemysław Włosek, sekretarz województwa zachodniopomorskiego, dyrektor generalny Urzędu Marszałkowskiego w Szczecinie. O kilka miesięcy przyspieszono też wdrożenie elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD). – Dzięki temu możemy wykonywać czynności kancelaryjne, dokumentować przebieg załatwiania spraw oraz gromadzić i tworzyć dokumenty elektronicznie – chwali rozwiązanie Przemysław Włosek. Urząd korzysta ponadto z elektronicznego podpisu kwalifikowanego, który stosuje w komunikacji z innymi instytucjami oraz obywatelami posiadającymi profil zaufany.

Myśląc o urzędnikach, jeszcze latem br. samorząd województwa zadbał o to, aby zakupić szczepionkę przeciwko grypie. Z iniekcji – na zasadzie dobrowolności – skorzystać mogły osoby zatrudnione w urzędzie. Dostęp do świadczenia był łatwy, ponieważ szczepienia poprzedzone badaniem lekarskim odbywały się na miejscu, w urzędzie.

Odpowiedzialny samorząd

– Do pracy zdalnej na Pomorzu Zachodnim przygotowaliśmy się kompleksowo. Urzędy marszałkowskie we wszystkich polskich regionach zdawały sobie sprawę z takiej potrzeby i realizowały ją. Jesteśmy odpowiedzialni i reagujemy na potrzeby na bieżąco. Wszystkim mieszkańcom polskich regionów życzę dużo zdrowia. Dbajmy o siebie i innych – podsumowuje prezes Olgierd Geblewicz.

Foto: Olgierd Geblewicz i Przemysław Włosek, wzp.pl