24 maja br. odbyło się kolejne spotkanie koordynatorów ds. wdrożeń ochrony sygnalistów w urzędach marszałkowskich. Zorganizowało je Biuro Związku Województw RP.

W trakcie wideokonferencji odbyła się prezentacja trzech polskich dostawców oferujących aplikacje do zgłaszania nieprawidłowości. Celem rozwiązania jest automatyzacja przyjmowania zgłoszeń, komunikacji z sygnalistą oraz miejsca gdzie będą przechowywane dane o zgłoszeniach. Przedstawiciele firm przedstawili również ofertę cenową.

Dodatkowym ułatwieniem, w ocenie twórców aplikacji, jest automatyczne prowadzenie rejestru zgłoszeń. Aplikacje informują na maila osoby odpowiedzialne za przyjmowanie zgłoszeń o wpływie kolejnej sprawy i wspomagają administratorów w pilnowaniu terminów.

Minusem rozwiązań oferowanych przez trzy niezależne firmy jest brak dostosowania aplikacji do obowiązków archiwizacji wynikających z rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych. Jak deklarowali właściciele, zmiany te podobnież jak np. kategorie zgłoszeń mogą być indywidualnie dostosowane.

Koordynatorzy wyrazili również obawy dotyczące bezpieczeństwa ochrony osobowych oraz brak certyfikacji ISO czy ABW.

Spotkanie moderowała mec. Agnieszka Macura, która w Biurze ZWRP prowadzi od marca 2022 r. spotkania koordynatorów.

Kolejne spotkanie zaplanowane jest na 7 czerwca 2022 r.